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Suslo Optimal Solution
Maître Joanna Susło, Docteur en Droit
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Découvrez comment enregistrer en Pologne un acte de naissance, de mariage ou de décès étranger, quels documents sont nécessaires, quand une apostille est requise et comment effectuer la transcription sans venir en Pologne.
Êtes-vous né à l’étranger ? Votre enfant est-il né au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni ou en Australie ? Vous êtes-vous marié en dehors de la Pologne, ou un membre de votre famille est-il décédé à l’étranger et avez-vous besoin d’un acte d’état civil polonais ?
Un acte de naissance, acte de mariage ou acte de décès étranger peut être inscrit au registre polonais de l’état civil. Cette procédure est appelée transcription d’un acte d’état civil étranger.
La transcription est souvent nécessaire aux personnes vivant en dehors de la Pologne qui souhaitent, entre autres, obtenir un passeport polonais, un numéro PESEL, régulariser leur état civil en Pologne, mener une procédure successorale ou utiliser en Pologne une copie polonaise d’un acte de naissance, de mariage ou de décès.
Il est important de souligner que, dans de nombreux cas, il n’est pas nécessaire de venir personnellement en Pologne. L’affaire peut être traitée par l’intermédiaire d’un consulat polonais ou – dans les cas appropriés – par l’intermédiaire d’un mandataire agissant directement devant un bureau de l’état civil en Pologne.
Dans ce guide, nous expliquons étape par étape comment enregistrer un acte d’état civil étranger en Pologne, quels documents doivent être préparés, quand une apostille est requise, si une traduction certifiée est nécessaire et comment accomplir la procédure sans se rendre en Pologne.
La transcription consiste à transférer le contenu d’un document d’état civil étranger dans le registre polonais de l’état civil.
Les règles fondamentales régissant la transcription sont fixées par la loi du 28 novembre 2014 – Loi sur les actes d’état civil.
Peuvent notamment faire l’objet d’une transcription :
Après l’achèvement de la procédure, l’acte correspondant est créé dans le registre polonais de l’état civil et la personne intéressée peut obtenir une copie polonaise de l’acte de naissance, de mariage ou de décès.
Il ne s’agit pas d’un nouvel enregistrement de l’événement lui-même. L’autorité polonaise ne constate pas de nouveau qu’une personne est née, s’est mariée ou est décédée. Le contenu du document précédemment établi par l’autorité étrangère compétente est transféré dans le registre polonais.
Il peut y avoir de nombreuses raisons. Le plus souvent, la transcription est effectuée lorsqu’une personne vivant en dehors de la Pologne a besoin d’un acte d’état civil polonais pour une procédure administrative, judiciaire ou familiale ultérieure.
Il peut notamment s’agir :
En pratique, un acte d’état civil étranger devient souvent l’un des premiers documents qui doivent être préparés avant d’engager une procédure ultérieure en Pologne.
Pas dans toutes les situations. Le simple fait d’être né, de s’être marié ou d’être décédé à l’étranger ne signifie pas que la transcription en Pologne doit toujours être effectuée immédiatement.
Il existe cependant des situations dans lesquelles la possession d’un acte d’état civil polonais est exigée ou, en pratique, nécessaire pour accomplir des démarches ultérieures.
Cela concerne notamment certaines procédures de passeport, l’obtention d’un numéro PESEL par une personne née à l’étranger ou les situations dans lesquelles une autorité polonaise doit se fonder sur les informations contenues dans le registre polonais de l’état civil.
Par conséquent, avant de commencer la procédure, il convient de déterminer non seulement si l’acte étranger peut être transcrit, mais également quel est l’objectif de son enregistrement en Pologne.
Non. Dans de nombreux cas, il n’est pas nécessaire de venir personnellement en Pologne.
Une personne vivant au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Australie ou dans un autre pays peut utiliser plusieurs possibilités.
Pour une personne vivant à plusieurs milliers de kilomètres de la Pologne, la possibilité d’agir par l’intermédiaire d’un mandataire signifie qu’il n’est pas nécessaire d’organiser un voyage uniquement pour déposer des documents auprès d’un bureau de l’état civil.
La demande peut avant tout être déposée par la personne concernée par l’événement inscrit dans l’acte étranger.
Dans les cas appropriés, la demande peut également être déposée par une personne disposant d’un intérêt juridique à la réalisation de la transcription.
Par exemple, dans le cas de l’acte de naissance d’un enfant, il n’est pas nécessaire que les deux parents déposent conjointement la demande.
Si l’affaire est traitée par une autre personne, il convient de déterminer si celle-ci agira en tant que mandataire et si l’étendue de la procuration couvre toutes les démarches nécessaires.
La liste exacte des documents dépend du type d’acte, du pays dans lequel il a été délivré et du contenu du document lui-même.
Les documents suivants sont le plus souvent nécessaires :
L’un des problèmes les plus fréquents consiste à commander à l’étranger le mauvais type de document.
Dans de nombreux pays, il est possible d’obtenir plusieurs versions du même acte – une version abrégée, une version intégrale, une version informative ou des versions contenant des étendues d’informations différentes.
Pour les besoins de la transcription, il est conseillé d’obtenir un document contenant les informations les plus complètes possibles, en particulier lorsqu’il s’agit de l’acte de naissance d’un enfant.
Le document devrait notamment permettre d’identifier correctement les données des parents. Un acte sous forme abrégée peut confirmer le fait de la naissance, mais ne pas contenir les informations nécessaires à l’établissement d’un acte polonais complet.
En règle générale, pour la transcription, il convient de présenter l’original du document d’état civil étranger ou un document ayant, conformément au droit du pays de délivrance, la valeur officielle appropriée.
Une simple photocopie, un scan ou une photographie de l’acte ne suffisent généralement pas pour mener la procédure elle-même.
Un scan est toutefois très utile à un stade préalable. Sur cette base, il est possible de vérifier :
Une apostille est une certification du caractère officiel d’un document destiné à être utilisé dans un autre pays partie à la Convention de La Haye.
Elle confirme notamment l’authenticité de la signature et la qualité en laquelle la personne ayant signé le document a agi.
La nécessité d’obtenir une apostille dépend notamment :
Le Canada est partie à la Convention de La Haye depuis le 11 janvier 2024. S’agissant des actes canadiens d’état civil destinés à être transcrits en Pologne, il convient de prêter attention à l’obligation d’obtenir l’apostille appropriée.
Aux États-Unis, la procédure d’obtention d’une apostille dépend notamment de l’autorité qui a délivré le document. Les actes d’état civil sont principalement des documents relevant des États, de sorte que la procédure doit être déterminée pour l’État concerné.
Des règles particulières simplifiant la présentation de certains documents publics délivrés dans un État membre de l’Union européenne dans un autre État membre de l’UE s’appliquent.
Il ne faut donc pas supposer automatiquement que tout document étranger nécessite toujours une apostille.
En règle générale, un document rédigé dans une langue étrangère et présenté dans le cadre d’une procédure polonaise de transcription doit être accompagné d’une traduction officielle en polonais.
Selon la base juridique et le lieu où la procédure est menée, une traduction appropriée peut notamment être effectuée par :
Dans certaines procédures, il est également possible pour un consul de certifier la conformité d’une traduction préparée par une autre personne.
Pas nécessairement. Si l’affaire doit être traitée en Pologne par un mandataire, une solution pratique peut consister à envoyer l’original de l’acte en Pologne et à le faire traduire par un traducteur assermenté polonais.
Cela permet d’éviter une situation dans laquelle le client supporte le coût d’une traduction que l’autorité polonaise refuse ensuite d’accepter.
Oui. Dans de nombreux dossiers, la transcription peut être effectuée par un mandataire agissant en Pologne.
Le mandataire peut notamment :
Pour les personnes vivant au Canada, aux États-Unis ou en Australie, il s’agit souvent de la manière la plus simple de mener la procédure sans se déplacer en Pologne.
La demande peut être déposée auprès de tout responsable choisi d’un bureau de l’état civil en Pologne.
Les personnes se trouvant en dehors de la Pologne peuvent également recourir aux services des postes consulaires polonais.
Si un mandataire est désigné en Pologne, la demande peut être déposée directement auprès d’un bureau polonais de l’état civil.
Il convient d’abord de déterminer si le document détenu est bien le document d’état civil approprié et s’il contient suffisamment d’informations.
Si l’acte détenu n’est qu’une version abrégée, il peut être nécessaire de commander un document plus complet.
Il convient de déterminer si une authentification supplémentaire est requise pour un document provenant du pays concerné.
Le document étranger doit être préparé sous une forme permettant son utilisation devant un bureau polonais de l’état civil.
Avant de déposer la demande, les informations figurant dans l’acte étranger doivent être comparées aux actes polonais d’état civil existants.
La demande est déposée auprès du bureau de l’état civil compétent directement ou par l’intermédiaire d’un consul ou d’un mandataire.
Le bureau de l’état civil peut demander des documents supplémentaires si les informations sont incomplètes ou si des divergences apparaissent.
Une fois la transcription effectuée, il est possible d’obtenir une copie polonaise de l’acte d’état civil.
Il n’existe pas de délai pratique unique pour toutes les affaires.
Les éléments suivants ont notamment une importance :
Une affaire comportant un document complet et des informations concordantes sera généralement plus simple qu’une procédure nécessitant des vérifications supplémentaires concernant les noms, les données des parents ou la présentation d’autres actes.
Le coût dépend de la manière dont l’affaire est traitée.
Les coûts potentiels à prendre en compte comprennent :
Les frais consulaires sont fixés dans les monnaies locales et peuvent évoluer ; il convient donc de vérifier le barème en vigueur du poste consulaire compétent avant de déposer la demande.
Il s’agit d’un problème très fréquent.
Les différences peuvent notamment concerner :
Dans de tels cas, recopier automatiquement les informations exactement telles qu’elles figurent dans le document étranger n’est pas toujours la meilleure solution.
Il peut être possible de demander l’adaptation de l’orthographe aux règles de la langue polonaise ou la rectification des informations sur la base des actes polonais d’état civil.
Il est utile de régler cette question avant de déposer la demande, en particulier si l’acte polonais doit ensuite être utilisé pour obtenir un passeport.
Les systèmes d’enregistrement de l’état civil diffèrent selon les pays.
Un acte de naissance étranger peut, par exemple, ne pas contenir :
Dans une telle situation, il peut être nécessaire de présenter des actes de naissance ou de mariage supplémentaires des parents.
La transcription peut parfois également être effectuée lorsque les informations sont incomplètes, mais l’acte polonais ainsi créé peut ne pas contenir les informations nécessaires pour des procédures ultérieures.
Cela est particulièrement important lors d’une demande de numéro PESEL et de passeport polonais.
Selon les circonstances, la transcription peut s’accompagner de la nécessité de compléter ou rectifier l’acte d’état civil.
Par exemple, si l’acte de naissance étranger d’un enfant ne contient pas le nom de naissance de la mère, mais que cette information ressort de son acte de naissance polonais ou de son acte de mariage, il peut être possible de compléter les données en conséquence.
Chaque situation de ce type doit toutefois être appréciée individuellement sur la base des documents.
Oui. Tout document présenté comme un acte d’état civil étranger ne peut pas automatiquement être inscrit dans le registre polonais.
Des difficultés peuvent notamment apparaître lorsque :
Le refus est rendu sous la forme d’une décision administrative contre laquelle les voies de recours appropriées sont ouvertes.
Pour de nombreuses personnes vivant à l’étranger, c’est précisément la principale raison de procéder à la transcription.
Si une personne est née à l’étranger et n’est pas enregistrée comme résidente en Pologne, l’établissement d’un acte de naissance polonais peut constituer une étape nécessaire avant l’attribution d’un numéro PESEL dans le cadre d’une procédure de passeport.
La transcription elle-même n’entraîne toutefois pas automatiquement l’attribution d’un numéro PESEL.
Non.
La transcription d’un acte de naissance et la confirmation de la possession de la citoyenneté polonaise sont deux procédures distinctes.
Une personne peut disposer d’un acte de naissance polonais et, en même temps – si les circonstances l’exigent – devoir engager une procédure distincte de confirmation de la possession de la citoyenneté polonaise.
En pratique, dans le cas de personnes nées à l’étranger il y a de nombreuses années, l’ordre des démarches est souvent le suivant :
La transcription d’un acte de mariage étranger peut avoir une importance pour le nom porté par les époux en Pologne.
Un problème se pose notamment lorsque l’acte de mariage étranger ne contient pas d’informations concernant le nom porté par les époux après le mariage.
Dans les cas appropriés, au moment de la transcription, il est possible de faire une déclaration concernant le nom porté après le mariage.
Si la demande est déposée par un seul époux, la possibilité de faire des déclarations au nom de l’autre époux est limitée.
Par conséquent, dans le cas d’un acte de mariage, avant de commencer la procédure, il est utile de déterminer :
Un acte de décès étranger peut être transféré dans le registre polonais de l’état civil.
La transcription est souvent nécessaire dans des affaires concernant une personne décédée à l’étranger mais qui :
Une copie polonaise de l’acte de décès peut ensuite être utilisée, entre autres, devant un tribunal, un notaire, une banque ou une autorité administrative.
La transcription d’un acte de décès ne constitue cependant pas, en elle-même, une condition pour obtenir un certificat pour le transport du corps ou des cendres vers la Pologne.
Un acte de naissance canadien peut être inscrit dans le registre polonais de l’état civil.
Dans le cas du Canada, deux éléments sont particulièrement importants :
Dans le cas de l’Ontario, les autorités consulaires polonaises indiquent le Certified Copy of Birth Registration.
Cela est important, car une personne qui ne possède qu’un Birth Certificate sous forme abrégée peut ne pas disposer d’un document contenant toutes les informations nécessaires à l’établissement d’un acte polonais complet.
Oui – selon les directives actuelles concernant la transcription, les postes consulaires polonais au Canada exigent que le document canadien destiné à cette procédure comporte une apostille.
Le Canada a adhéré à la Convention de La Haye avec effet au 11 janvier 2024.
Non. La demande peut être traitée par l’intermédiaire d’un poste consulaire polonais ou déposée en Pologne par l’intermédiaire d’un mandataire.
Un Birth Certificate américain peut également faire l’objet d’une transcription.
Aux États-Unis, une difficulté particulière réside dans le fait que le système de délivrance des actes d’état civil n’est pas uniforme au niveau fédéral.
Les documents sont délivrés par les autorités compétentes de l’État ou les autorités locales.
Par conséquent, une personne née, par exemple, à New York peut avoir une procédure différente pour obtenir un acte et une apostille d’une personne née en Floride, dans l’Illinois ou en Californie.
Dans le cas des États-Unis également, un déplacement personnel en Pologne n’est généralement pas nécessaire uniquement pour déposer une demande de transcription.
Un acte de naissance délivré au Royaume-Uni peut être transféré dans le registre polonais de l’état civil.
En premier lieu, il convient de vérifier si le document détenu contient toutes les informations nécessaires au bureau polonais de l’état civil.
Un document rédigé en anglais doit être présenté avec la traduction officielle requise en polonais.
Une personne vivant en Angleterre, au Pays de Galles, en Écosse ou en Irlande du Nord peut s’adresser au poste consulaire compétent ou effectuer la procédure directement en Pologne par l’intermédiaire d’un mandataire.
Un acte de naissance australien peut être transcrit dans le registre polonais.
Comme aux États-Unis, il convient de prêter attention à l’autorité qui a délivré le document et à la partie de l’Australie dans laquelle il a été délivré.
Avant de commencer la procédure, il convient de vérifier :
Dans les affaires australiennes, la manière de préparer la traduction peut également revêtir une importance particulière, notamment la possibilité d’utiliser des traductions réalisées par des traducteurs possédant les qualifications australiennes appropriées, à condition que les exigences prévues pour l’utilisation d’une telle traduction dans une procédure polonaise soient respectées.
La procédure est similaire à celle applicable à un acte de naissance.
Les documents suivants seront généralement nécessaires :
Avant d’engager la procédure, une attention particulière doit être portée à la question du nom après le mariage.
L’acte de décès étranger approprié est nécessaire pour la transcription.
Par exemple, s’agissant des documents de l’Ontario, les postes consulaires polonais indiquent le Certified Copy of Death Registration.
Il convient ensuite de déterminer les exigences relatives à l’apostille et de préparer une traduction officielle du document.
La demande peut également être déposée en Pologne par un mandataire dûment habilité.
En pratique, un client vivant à l’étranger peut accomplir la procédure de la manière suivante :
Ainsi, le client n’a pas besoin de venir en Pologne uniquement pour accomplir des formalités devant le bureau de l’état civil.
Dans de nombreux cas, oui.
L’assistance juridique dans le cadre de la transcription d’un acte d’état civil étranger peut couvrir l’ensemble du processus – de l’examen du document étranger jusqu’à l’obtention de l’acte d’état civil polonais.
L’étendue de l’assistance peut comprendre :
Si vous vivez au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Australie ou dans un autre pays, la première étape peut consister à envoyer un scan de l’acte que vous détenez actuellement. Cela permet d’évaluer si le document peut être transcrit et quelles démarches supplémentaires seront nécessaires.
Oui. Un acte de naissance étranger peut être transféré dans le registre polonais de l’état civil par voie de transcription s’il répond aux exigences prévues par le droit polonais.
Oui. Un mariage conclu à l’étranger peut être inscrit dans le registre polonais de l’état civil sur la base d’un acte de mariage étranger.
Oui. Un acte de décès étranger peut faire l’objet d’une transcription et un acte de décès polonais peut être établi sur cette base.
Pas dans tous les cas. La transcription n’est pas une procédure réservée exclusivement aux citoyens polonais. Ce qui importe est l’existence de motifs permettant la transcription et – si la demande est déposée par une autre personne – d’un intérêt juridique approprié.
Non. Dans de nombreux cas, l’affaire peut être traitée par l’intermédiaire d’un consul ou par un mandataire agissant directement devant un bureau de l’état civil en Pologne.
Dans les cas appropriés, oui. Un avocat peut agir en tant que mandataire devant un bureau polonais de l’état civil dans les limites de la procuration accordée.
Pour la procédure de transcription elle-même, le document officiel approprié est généralement nécessaire et un simple scan ou une photocopie ne remplace pas l’original de l’acte. Un scan est toutefois suffisant pour une analyse préliminaire du document.
Non. L’obligation d’apostille dépend du pays dans lequel le document a été délivré et des règles internationales applicables.
Dans le cadre des procédures actuelles relatives aux actes canadiens soumis à transcription, une apostille appropriée est requise. Le Canada applique la Convention de La Haye depuis le 11 janvier 2024.
Cela dépend du type de document. Par exemple, pour l’Ontario, les postes consulaires polonais indiquent le Certified Copy of Birth Registration, qui contient un champ d’informations plus large.
Dans le cas des documents américains, il convient de déterminer la méthode d’authentification appropriée pour le document concerné et pour l’État dans lequel il a été délivré.
Oui. Un acte de naissance britannique peut être transcrit dans le registre polonais de l’état civil.
Oui. Toutefois, il convient d’abord de vérifier le type de document, son contenu, les exigences d’authentification et les exigences de traduction.
En règle générale, un document rédigé dans une langue étrangère doit être accompagné d’une traduction officielle en polonais, sauf si des règles particulières dispensent d’une telle obligation.
Il ne faut pas le supposer. La traduction doit répondre aux exigences applicables aux documents déposés auprès d’un bureau polonais de l’état civil.
Oui. Dans de nombreux cas, une solution pratique consiste à faire traduire le document par un traducteur assermenté polonais.
Non. La présence des deux parents et le dépôt conjoint de la demande ne sont généralement pas nécessaires.
Non. Toutefois, si un seul époux accomplit certaines démarches concernant le nom, il ne peut pas automatiquement faire la déclaration correspondante au nom de l’autre époux.
Si le document étranger mentionne le nom sans les caractères polonais, il est possible, dans les cas appropriés, de demander l’adaptation de l’orthographe aux règles de la langue polonaise ou la rectification des informations sur la base des actes polonais d’état civil.
Il convient de déterminer s’il s’agit d’une erreur dans le document étranger lui-même ou d’une divergence entre les documents. Cela permet de déterminer si le problème doit être résolu dans le pays où l’acte a été délivré ou dans le cadre de la procédure devant le bureau polonais de l’état civil.
Il peut être nécessaire de présenter un acte de naissance ou de mariage supplémentaire de la mère afin de compléter les informations dans le registre polonais.
Non. La transcription peut constituer une étape nécessaire permettant l’attribution ultérieure d’un numéro PESEL, mais elle n’entraîne pas automatiquement l’attribution du numéro.
Pas toujours. Cela dépend de la situation de la personne concernée, en particulier de la question de la citoyenneté polonaise et de la possession d’un numéro PESEL.
Non. L’enregistrement d’un acte d’état civil et la confirmation de la possession de la citoyenneté polonaise sont des procédures distinctes.
Pas automatiquement dans tous les cas. Le contenu de l’acte étranger et les déclarations faites par les époux concernant leur nom sont déterminants.
Il ne s’agit pas de la même procédure. La reconnaissance d’un jugement étranger de divorce et l’inscription de la mention correspondante dans le registre polonais sont soumises à des règles distinctes.
Elle peut être nécessaire ou très utile, notamment lorsque la procédure est menée devant un tribunal polonais, un notaire ou une autre institution et qu’il est nécessaire de prouver le décès sur la base de documents fonctionnant dans le système polonais.
Selon les documents et la nature de la divergence, il peut être possible de combiner la transcription avec des demandes appropriées de rectification ou de complément des informations.
Le refus est rendu sous la forme d’une décision administrative. Cette décision peut être contestée conformément aux règles de la procédure administrative.
Il est préférable de commencer par vérifier le document que vous détenez avant de commander une apostille, une traduction ou d’envoyer l’original en Pologne. Cela permet d’éviter les coûts liés à la préparation d’une mauvaise version de l’acte.
La transcription d’un acte d’état civil étranger permet d’enregistrer en Pologne un acte étranger de naissance, de mariage ou de décès.
Pour les personnes vivant au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni ou en Australie, l’information la plus importante est que l’accomplissement de la procédure ne nécessite généralement pas un déplacement personnel en Pologne.
Avant de déposer la demande, il est toutefois important de vérifier attentivement :
Une préparation correcte des documents avant le début de la procédure permet de réduire le risque d’une demande de complément de dossier et facilite considérablement l’ensemble de la procédure.
Maître Joanna Susło – Avocat en Pologne
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